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オンライン記者発表会について

2020年7月29日
新型コロナウイルス感染症の影響で、多くのイベントが中止や延期を余儀なくされました。

しかし、5月25日に緊急事態宣言の解除、6月19日に都の休業要請が明けたことを受けて、少しずつ小規模なイベントが実施されるようになりました。

また、7月にはディズニーリゾートが一部のアトラクションの運休。

人数制限をおこないながらの営業再開。プロ野球やJリーグもシーズンが再開しました。

プロ野球に関しては、開幕後、無観客で試合を行っていましたが、7月10日より5000人上限で観客を入れて試合を行う予定となっております。

少しずつ、日常が戻りつつありますが、まだ予断を許さない状態は続いております。

コロナ禍で行われていたリモート収録でのテレビ番組は現在も一部を除いてリモート収録が引き続き行われています。

弊社が長く行っておりました記者発表会も従来の形ではなく、オンライン記者発表会といった形をとる事が増えてきました。

今回はオンライン記者発表会の実施までの流れについて説明をしていきたいと思います。

<オンライン記者発表会とは>


オンライン記者発表会とは、文字通り、従来の記者発表会をYouTubeなどの動画配信サービスやZoomなどのWeb会議サービスを用いてオンライン上で行う配信のことです。

メディアの来場はなく、会場には登壇者とスタッフのみになります。

これにより、ソーシャルディスタンスを保つことが可能で、密閉、密集、密接を防ぐこともできます。

また、通常の記者発表会を行う会場ではなくてもネット環境があればオフィスの会議室からでも配信をすることもできます。

さらには、記者発表会終了時に、アーカイブ配信を行う事ができる点、当日の発表資料を記者発表会の進行に合わせてオンラインで配信できる点、このような点がオンライン記者発表会のメリットと言えます。

デメリットとしては、配信機材費がかかってしまう事です。

規模によって機材量が変わって来る為必ずしも高額になるとは言えませんが、カメラを何台導入するか会場に充分なネット環境があるのかによって費用が前後します。

また、配信トラブルなど予期せぬトラブルにも注意が必要です。

<オンライン記者発表会メリット>


・ソーシャルディスタンスや3密を防ぐことができる。

・会場費の節約につながる。

・アーカイブ配信を行う事で記者発表会後の訴求効果が狙える。

・資料をオンライン上で配信できること。


<オンライン記者発表会デメリット>



・配信費が別途必要。

・ネット環境によっては配信エラーなどのトラブルが起こる可能性がある。



<オンライン記者発表会の準備>


オンライン記者発表会の開催に向けての準備として下記のステップを踏んで行います。

ステップ1 事前打ち合わせ



発表の内容、予算、会場についての大枠の打ち合わせを行います。

日程や場所、登壇者の人数及び、ゲストの有無について整理していきます。

ここの流れは、通常の記者発表会と変わらずに行ないます。

内容やその時の状況によっては、通常の記者発表会が好ましいケースもございますので、そこも踏まえて確認していきます。

ステップ2 記者発表会の準備



打合せ内容を基に、台本・マニュアル作成、市松パネルや手持ちパネルなどの制作物の作成。

案内状の作成、メディアリストのまとめ、配信、各種手配物の確認など実施に向けて詳細を詰めていきます。

この時、案内状にオンライン記者発表会の配信であることや、配信当日のURLも記載します。

ステップ3 テクニカルチームとの打合せ



作成した台本をもとにテクニカルチームと打合せを行います。

ここでは、照明やマイクの本数、カメラの台数や配信に必要な機材の選定を行います。

予算や内容によって大きく変動する部分のため、齟齬が無いように打ち合わせをします。

ステップ4 会場下見



打合せした内容をもとに現地で下見を行います。

この時、会場のネット環境や実際に台本での動きが可能かどうかなど確認をします。

テクニカルチームだけでなく、当日の舞台監督と共に行なうことで記者発表会の内容をより深く理解することができます。

また、控室の確認や出演者の動線の確認など通常の記者発表会同様の確認事項も行います。

ステップ5 案内状の配信、視聴リストの確認



メディアに案内状を配信します。

配信目安としては記者発表会開催の1週間前程度になります。

内容だけでなく、オンライン記者発表会での実施である事や、配信時間とURLについても記載します。

また記者発表会前日には視聴リスト(通常の記者発表会でいう出席リスト)を提出します。

ステップ6 当日リハーサル



いよいよ本番当日です。

オンライン記者発表会でも記者発表会同様リハーサルを行います。

実際に本番一連の流れを確認し、配信テストも行います。

特に配信エラーが起こらないように念入りに確認をすることが重要になってきます。

ステップ7 本番



進行に合わせて映像の切りかえや、必要に応じて資料の配布をオンライン上で行います。

ステップ8 終了後



本番終了後、必要に応じてアーカイブ配信を行います。また速報での露出報告も行ないます。


配信図



<カメラについて>


・登壇人数や内容によって台数は変動します。←事前の打ち合わせで決める

→1カメはセンターで登壇者の全体を撮影。

2カメ、3カメで登壇者の各ヨリを撮影する形が多いです。

<返しモニターについて>


実際に撮影・配信されている映像をモニターにて表示します。

それによって、登壇者はどのように映っているかを把握することができ、進行がスムーズに行えます。

また資料を見てもらうときもこのモニターを活用致します。

※モニターの台数や大きさは登壇人数により変動します。

<音響ディレクター>


通常の記者発表会同様に、マイクの管理やボリュームの調整を行います。

開始前に最終音量チェックをし、マイクの音量が小さい、大きいといったトラブルを防ぎます。

<映像ディレクター>


スイッチングを行い映像の切り替えを行います。

また、各カメラマンに画角の指示を行ない映像全般の管理をします。

ここでの映像が実際に配信される映像になるため責任が重大なポジションと言えます。

<配信オペレーター>


配信に関しての管理を行います。

進行状況に応じて資料の配布をオンラインで行います。

また、メディアからきた質問をまとめて管理します。

以上がオンライン記者発表会での一連の流れになります。

もちろん内容によってはステップが前後する場合もございますが、基本的にはこの流れで進行していきます。

<会場にネット環境がない場合>


ネット環境が無い会場や、屋外での実施。

もしくはネット環境はあるが、配信できる程ネット環境が強くない場合はどうすればいいでしょうか。

場合によっては会場にネット環境を開発するといったこともございますが、開発費や設置費がかかってしまい、費用が嵩んでしまいます。

弊社ではそういった場合に「LiveU Solo」と呼ばれる機材を導入致します。

この機材は、カメラに接続をすることで映像や音声をリアルタイムにネット配信をすることができる機材です。

実際にネット環境がない屋外イベントでの導入実績もございます。

機材も小さく軽量かつ堅牢な作りとなっています。

携帯電話がつながる場所であればどこでも使用できるのは大きな魅力です。

フル充電で2時間のバッテリー駆動が可能。


<LiveU Solo>



<ミニマムでの配信について>


上記した内容の配信ができれば、どのような内容でもオンライン記者発表会は可能です。

しかし、必ずしも予算が確保された状態で行えない場合もございます。

一番ミニマムな形で配信を行う時には弊社では「キャプチャ-ボード」と呼ばれる機材を導入します。

メーカーによってたくさんの種類がでておりますが、簡単に言いますと、「キャプチャーボード」があればカメラとPCだけで配信を行う事ができます。

主に、ゲーム実況などで用いられている機材でカメラの映像をリアルタイムでパソコンに取り込むことができ、そのまま配信することができます。

例えば、会場も狭く、登壇者も一人でカメラが一台しか用意できない場合など「キャプチャーボード」とPCがあれば配信可能です。

カメラワークに大きな動きがなく固定で大丈夫であれば最悪、カメラマンの人件費も削る事も可能です。(要相談)

ミニマムな実施の際には重宝する機材です。

<キャプチャーボード>



<まとめ>

オンライン記者発表会自体は、以前から行われることはありましたが、新型コロナウイルス感染症の影響で実施が増えてきているように思います。

テーマパークやプロスポーツが再開され始めただけでなく、ドラマや映画の撮影も徐々に再開され始めました。

しかし、以前として人と人が密集する環境は好ましく思われない状態が続いていると言えます。

情報番組でもソーシャルディスタンスを保った収録が続いています。

いかに、新型コロナウイルス感染症対策を行っていたとしても感染症を出したり、万が一クラスターが発生してしまったりしたら元の子もありません。

そのリスクとの天秤が多くのイベントの実施を検討する際に行われているのが現状と言えます。

弊社でも、オンライン記者発表会での実施や実施に際しての問い合わせが増えてきました。

今後は、通常の記者発表会よりもオンライン記者発表会が主流となる時代になるかもしれません。

弊社としましては、どちらでの実施となった場合でも対応できる体制を作っております。

それは、オンラインでもそうでなくても大事なことはメディアへの訴求という面があるからです。

完璧なオンライン記者発表会を実施したとしてもメディアへの露出がなければ意味がありません。

これは、通常の記者発表会でもいえる事です。

オンラインであればオンラインだからできる施策に、通常の記者発表会であれば通常の記者発表会だからできる施策にしていきます。

内容や予算に応じて最適なご提案をさせていただきます。

新型コロナウイルス感染症の終息の見通しは以前たちません。

今後イベント業界はどのようになっていくのかは想像することは難しいです。

どのような形になりましても時代に取り残されることなく業務を行っていければと思います。

キャスティング&ブッキングに関するあらゆるご相談を承ります。お気軽にご連絡ください。